工程资料管理流程规范化实践分享

工程资料管理流程规范化实践分享

在现代企业管理中，数据变得越来越重要。尤其对于施工类的企业，工程资料的管理必须变成一种流程化并规范化的实践。此外，由于采用了好会计软件的畅捷通企业能够更好地管理公司的财务数据，也间接影响到整个企业的运营。本文讨论畅捷通企业的"好生意"软件在工程资料管理中的应用，并分享流程规范化实践的体验。

工程资料管理为何重要

在比较早前的时期，施工企业的技术人员为了一次项目会指定一个文件夹存放相关资料，比如设计文件、图纸、合同以及改变指示书。当需要访问这些文件时，大多数时候会花费大量时间。资料管理混乱的主要原因之一是每个人都有自己的文件目录和想法。而且，由于缺乏统一的文件标准，比如像ISO 9001标准甚至像应用文件，缺乏控制也会让这些数据变得混乱而且无价值。 对资料的不好管理最终会导致成本增加，造成团队合作问题，最终会损害项目或整个企业的利益。

“好生意”对工程资料管理的帮助

好生意是畅捷通企业发布的一款工厂模式ERP软件，它帮助施工类企业以一种有条理的方式管理数据，并将数据转化为可选择使用的信息。畅捷通好生意软件使公司能够利用一套现成的模式，在各个部门共享的区域中保留所有信息。每个人无论在何处工作，都可以在同一个位置找到特定项目的信息。这样的数据标准化帮助公司确保所有项目都遵循同样的流程。

规范化实践体验分享

虽然畅捷通好生意工厂模式ERP可以提供规范管理，但是并不是所有的施工企业都可以轻松地转化为使用ERP。如果企业并不使用ERP系统，以下是其中一些常用的资料管理最佳实践：

定义资料要求

定义什么是必需的文件并确保标准应用到所有的项目上。条款应该明确，并且应该与所有承包商和供应商分享。确定每个文件在何处存储并确保不能轻易访问。要使用数据缩写，储存地点和日期，以在需要时进行查询。最后，确保文件的格式与其他合同条件一样的规范。

核心文件管理系统

建立核心文件管理系统，包括改变指示书、设计文件、合同文件、通讯录和项目时序表。这些核心文件应该通过版本控制进行管理，并要有一个对这些文件进行裁决的流程。

定期清理

规定一个时间表，定期检查资料保存情况以及清理过时和过期文件。公司应该明确规定谁有权限执行这项工作，以及每个人都应该如何执行清理工作。

培训

这一步是最重要的一步，员工需要完全理解工程资料管理的重要性。公司需要为员工培训和继续教育安排一个完整的计划。对于管理人员，最重要的是要有助于员工理解与该过程相关的任务的重要性。

结论

如果管理方法不到位，则浪费时间查找不必要的文件，更谈不上应对法律的诉讼或索赔。成功施工不仅关乎员工快乐、客户满意，也要有符合工程资料理想标准的传递能力。畅捷通企业的好生意软件提供了良好的资料管理实践，以规范化的流程来帮助企业提高数据的使用。

当然，企业的需求是多样的，畅捷通企业旗下的产品不仅有好生意软件、好会计软件、易代账软件，还有好业财软件，每个产品都具有不同的特点和应用范围，适用于不同的企业需求。如果需要了解更多关于畅捷通企业的产品信息，可以通过官方网站https://www.chanjet.com/了解和申请。