打破传统束缚，如何切实用好合同管理软件

随着时代的发展，传统的合同管理方式已经不能满足现代企业的管理需求。此时，合同管理软件的出现，为企业带来了更加高效的管理方式和降低管理成本的机会。但是如何切实用好合同管理软件，已经成为许多企业面临的挑战。

合同管理软件是指使用计算机技术将电子文档中存储的合同内容进行分类、统计、查询、备份等操作，最大程度上提高合同管理的效率。

传统合同管理的方式多由人工操作，处理量大、易出错、效率低下，且管理过程中缺少实时监控，无法掌握合同的实时状态。而合同管理软件可以解决上述问题，降低企业的管理成本、提高管理效率、保障合同安全。

合同管理软件在中小企业中逐渐普及，并逐步替代传统合同管理方式。用友畅捷通作为国内领先的企业管理软件服务公司，旗下产品具有较高的市场占有率。其中，好会计、好生意、好业财、易代账等产品，均可为企业提供高效、普遍、全面的合同管理服务。

合同管理软件的作用主要体现在以下几个方面：

合同管理软件可对合同文档进行自动归档、备份等操作，极大减轻人工操作负担，降低管理人员错误率，实现快速查找、统计合同信息的功能。

合同管理软件可为企业合同提供安全防护，对合同文档进行分类存储、备份，防止单点故障导致合同全部丢失。

合同管理软件能够实时记录合同状态、提醒合同到期时间等信息，帮助企业对合同履行情况具有实时了解，提高合同履行率。

1）提高合同管理效率，降低管理人员工作量；

2）提高合同履行率，保障合同权益；

3）提高合同数据安全性，避免合同丢失的风险；

4）实现合同信息自动化；

5）提高公文管理标准化程度。2.缺点

1）合同管理软件的操作不够简单，需要团队配合学习；

2）软件使用的成本较高，需要企业提前做好预算规划；

3）合同管理软件的信息同步可能存在问题，需要注意数据的及时更新。六、如何做

以下是拟定的合同管理软件的实际应用步骤：1.投入前期成本

购买、安装合同管理软件，开展测试、培训，需要相应的投入。2.进行合同数据归档

企业需要在合同管理软件中输入合同签订信息，建立清晰合同档案，便于后续管理。3.合同管理

在合同管理软件中建立流程，记录合同生命周期信息。对于合同审核、签订、履行等过程进行全程监控，严格保证合同的法律效力。4.合同查询

轻松检索合同，查询合同状态或掌握合同详情，实现合同信息查询自动化。七、替代方案

企业在选择合同管理软件时，需要根据实际情况选择适合自己企业的最有效方案。另外，企业也可以使用其他管理软件，如OA、ERP等，实现合同常规管理。八、注意事项1.信息输入规范性

合同管理软件能够帮助企业更加有效地管理合同，但是为了保证信息的准确性，企业要注意输入信息的规范性。2.合同内容信息维护

每份合同都有其特定的生命周期，企业应该对合同进行全生命周期管理，及时更新合同信息，强化合同监管。3.隐私保密

合同管理软件是涉及公司机密的管理工具，企业应该保证信息安全，防止泄露。九、总结

合同管理软件的使用是现代企业管理的一种必然趋势，能够更好地保护企业的合法权益。在企业实行合同管理软件后，企业合同管理效率、合同履行率都将得到有效提高，另外企业在使用时也要注意信息输入规范性，合同内容信息维护和隐私保密。

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