企业OA管理软件使用技巧2021 最新企业OA工作流程优化

企业OA管理软件是现代企业中不可或缺的一种工具。它帮助企业优化工作流程，提升工作效率，实现信息共享和协同办公。然而，如何更好地使用企业OA管理软件确实是一个需要学习的过程。本文将从不同维度出发，为大家介绍2021年最新的企业OA管理软件使用技巧，帮助大家更好地进行工作流程优化。

一、企业OA管理软件基础功能使用技巧

企业OA管理软件的基础功能包括文件管理、邮件管理、日程管理、项目管理等。这些基础功能的使用技巧对于提高日常工作效率至关重要。以下是基础功能使用技巧的详细介绍：

1. 文件管理

文件管理是企业OA管理软件中最基础的功能之一。在使用文件管理功能时，我们可以通过如下技巧来提高工作效率：

• 利用文件夹进行分类管理。将文件分类整理至不同的文件夹中，可以更快速地找到需要的文件。
• 设置文件夹权限。精细设置文件夹查看、编辑、删除等权限，可以保障文件的安全性，避免信息泄露。
• 开启文件版本控制。文件版本控制功能可以记录每个文件的编辑历史，并保存不同版本的文件，方便用户快速查找和恢复需要的文件版本。

2. 邮件管理

邮件管理是企业OA管理软件中最常用的功能之一。以下是邮件管理常用技巧：

• 利用标签进行分类管理。标签可以帮助用户对邮件进行分类和搜索，提高邮件的管理效率。
• 开启邮件追踪功能。开启邮件追踪功能可以追踪每封邮件的发送和接收情况，对于需要重要回执的邮件非常有用。
• 利用快捷键进行操作。掌握主流邮件客户端的快捷键可以大大提高邮件的处理速度，节省时间。

3. 日程管理

日程管理是企业OA管理软件中比较重要的功能之一。为了更好地利用日程管理的功能，我们可以尝试如下技巧：

• 设置提醒功能。设置提醒功能可以帮助用户不忘记重要的日程安排，提高工作效率。
• 制定工作计划。制定详细的工作计划，包括时间、地点、任务等，可以使日程安排更加清晰和明确。
• 与他人共享日程。与他人共享日程可以方便工作协调，避免重复安排和资源浪费。

4. 项目管理

项目管理是企业OA管理软件中比较复杂的功能之一。以下是项目管理常用技巧：

• 制订明确的项目计划。详细制定项目计划，包括项目整体框架、阶段性目标、项目时间安排和任务分工等，以确保项目的高效、顺利实施。
• 开启日程提醒和任务分配功能。日程提醒和任务分配功能可以使项目计划更加有序，减少任务漏洞。
• 掌握风险管理技巧。合理评估项目风险并采取适当措施，可以提高项目的成功率。

二、企业OA管理软件高级功能使用技巧

除了基础功能外，企业OA管理软件还包括了一些高级功能，例如电子签章、流程审批、库存管理等。以下是高级功能使用技巧的详细介绍：

1. 电子签章

电子签章是企业OA管理软件的一项高级功能，可以将传统纸质签章转化为电子签章，并进行数字化管理。以下是电子签章使用技巧：

• 优选数字证书。选择可信度较高的数字证书，避免信息泄露。
• 设置可信任范围。设置电子签章的可信任范围，避免非授权人员篡改文件内容。
• 注意签章位置。签章位置应该符合相关规范，不能太靠近文本边框、附件等。

2. 流程审批

流程审批是企业OA管理软件的又一项常用功能。以下是流程审批常用技巧：

• 制定审批流程。根据公司的实际需要，制定明确的审批流程，方便高效审批工作。
• 开启流程催办功能。流程催办功能可以督促审批人及时处理审批事项，减少审批周期。
• 运用流程统计分析功能。运用流程统计分析功能可以总结流程审批中的问题和瓶颈，以优化流程效率。

3. 库存管理

库存管理是企业OA管理软件的高级功能之一。以下是库存管理常用技巧：

• 准确记录库存信息。库存信息包括库存数量、存放位置、入库时间、出库时间等，要做到准确记录以确保库存管理的精度。
• 开启库存警告。开启库存警告功能可以提醒用户库存量已达预设值，避免库存不足。
• 利用库存统计功能。利用库存统计功能可以分析库存数据，优化库存管理效率。

三、如何优化企业OA管理软件使用效果？

除了掌握企业OA管理软件基础和高级功能的使用技巧，如何优化企业OA管理软件的使用效果也非常重要。以下是几点相对应的优化技巧：

1. 根据实际需要开启功能

企业OA管理软件中往往集成了很多不同的功能，但是不同企业的需求不同。因此，在使用企业OA管理软件时，应该根据实际需要开启相应的功能，避免无用功。如选择垃圾桶（回收站）只开启了两天的功能，就有点多余了，不如直接关闭。

2. 避免重复劳动

优化企业OA管理软件使用效果的另一种方法是避免重复劳动。应该将常用文档、邮件等整理至对应文件夹中，方便查找和使用。此外还应多利用自动化处理工具，避免重复填写信息，提高工作效率。

3. 做好文件管理

做好文件管理是企业OA管理软件使用效果优化的重要一环。在使用企业OA管理软件时，应该根据实际需要对文件进行分类和整理，避免混乱和信息泄露。另外还应该加强权限控制，避免操作失误对企业造成损失。

4. 定期进行数据备份

数据备份是保证企业OA管理软件使用效果的重要保障。企业应该定期进行数据备份，以保证数据安全性和完整性，避免数据丢失。另外还应该采取多样化的数据备份方式，如云备份和本地备份等。

总结

根据以上的企业OA管理软件使用技巧和优化方法，我们可以更好地进行企业OA工作流程优化。希望本文的内容能为广大企业OA管理软件用户带来实际帮助。有关相关疑问或需求，请点击在线咨询进行跟专业顾问老师咨询哈~